Como configurar campos, fases e formulário de um board

A estrutura de um board define o que se preenche em cada card e por onde ele passa. Tudo fica na engrenagem Configurar board, no topo do board, que abre a janela Configurações do board. Só Proprietários e Administradores veem essa engrenagem.

Formulário inicial: o que se preenche ao criar o card

Na aba Formulário inicial ficam os campos pedidos no Novo card. Por exemplo, no board "Trocas e devoluções" da Bella Moda: Cliente, Número do pedido, Motivo da troca e Foto do produto.

1. Clique em + Adicionar campo e escolha o tipo.
2. Preencha o Rótulo (o nome que aparece no formulário).
3. Marque Campo obrigatório se ele não puder ficar vazio.
4. Deixe Permitir edição após criação do registro ligado se o time puder corrigir o valor depois.

Arraste os campos pela alça para mudar a ordem. As mudanças são salvas sozinhas.

Tipos de campo

• Texto, Texto longo, E-mail, Telefone e URL.
• Número e Moeda (Real ou Dólar).
• Data e Data de vencimento. A Data de vencimento vira o vencimento do card, que aparece no kanban e em Tarefas.
• Lista e Seleção única: o usuário escolhe uma das opções que você cadastrar.
• Caixa de seleção: sem opções, é um sim ou não; com opções, permite marcar várias.
• Anexo: arquivos, com a opção Permitir múltiplos anexos, um Máximo de arquivos e as extensões aceitas.
• Contato: liga o card a contatos do aidesk. Em Função do campo, escolha Buscar contatos existentes, Criar novos contatos ou Buscar e criar contatos.
• Database: liga o card a registros de um database.
• Bloco de conteúdo: um texto de orientação no formulário, sem nada para preencher.

Condicionais: mostrar campos conforme as respostas

O botão Condicionais, na aba Formulário inicial, mostra ou oculta campos de acordo com outra resposta. Por exemplo, mostrar "Tamanho desejado" só quando o Motivo da troca for "Tamanho errado".

1. Clique em Condicionais e depois em Nova condicional.
2. Dê um nome, escolha o campo e a resposta que disparam a regra e se os campos devem Mostrar ou Ocultar.
3. Clique em Salvar condicional.

Um campo obrigatório que está oculto não precisa ser preenchido.

Administradores também podem pedir ao Copilot do board, por exemplo: "Mostre o campo CNPJ só quando o Tipo de cliente for PJ". Ele monta a condicional (no formulário inicial ou numa fase) e só grava depois de você clicar em Confirmar.

Fases (as colunas do kanban)

Na aba Fases:

• + Adicionar fase cria uma fase. Digite o nome e clique em Adicionar.
• Clique no nome para renomear, na bolinha de cor para trocar a cor e arraste pela alça para mudar a ordem.
• No menu da fase: Definir como fase padrão (a que recebe todo card novo), Marcar como final (cards que chegam nela ficam concluídos) e Excluir fase.

A fase padrão não pode ser final nem ser excluída, e o board precisa ter pelo menos uma fase.

Campos de cada fase

Na aba Campos das fases, escolha a fase e adicione os campos que o time preenche enquanto o card está nela. Por exemplo, na fase "Em análise", o campo "Troca aprovada?".

Os campos marcados como obrigatórios precisam estar preenchidos para o card sair da fase. Cada fase também pode ter condicionais próprias.

Etiquetas e regras de movimentação

• Etiquetas: cadastre nomes de até 40 caracteres para marcar os cards deste board. Também dá para criar uma etiqueta direto no card. Ao excluir uma etiqueta, ela sai de todos os cards do board.
• Regras de movimentação: para cada fase, use + para liberar um destino e × para bloquear. Sem regra, o card pode ir para qualquer fase.

Título, responsável padrão e exibição no kanban

Na aba Configurações do board:

• Título do card: escolha qual campo vira o título, ou deixe Automático (primeiro campo preenchido).
• Definir responsável padrão por novos cards: todo card novo, criado no board ou pelo formulário público, já entra com essa pessoa como responsável. Administradores também podem pedir ao Copilot do board, por exemplo: "Defina a Maria como responsável padrão". Os cards que já existem não mudam.
• Exibição no kanban: para cada fase, marque até 8 Campos visíveis no card, ligue Mostrar o nome do campo acima do valor e escolha os Tempos no card (Tempo na fase, Tempo desde a criação, Última atualização). Aplicar a todas as fases copia a escolha para as outras fases.

Formulário público: receber cards por um link

Clientes ou pessoas de fora podem abrir cards sem login, por um link ou pelo seu site.

1. Na aba Formulário inicial, clique em Compartilhar formulário.
2. Ligue Aceitar respostas pelo link.
3. Copie o link, ou use Copiar código para site para colar o formulário no seu site.

Cada resposta vira um card na fase padrão. Campos do tipo Contato e Database não aparecem no formulário público. Gerar novo link desativa o link e o código atuais; atualize o site depois disso.

Problemas comuns

• "A fase padrão não pode ser final": escolha outra fase como padrão antes de marcar esta como final.
• "A fase padrão não pode ser excluída. Escolha outra antes.": defina outra fase como padrão e tente de novo.
• "O processo precisa de ao menos uma fase": crie uma fase nova antes de excluir a última.
• "Adicione pelo menos dois campos no formulário inicial para criar uma condicional.": a condicional precisa de um campo que decide e de outro que aparece ou some.
• "Nenhum campo aparece no formulário público": o formulário só tem campos de Contato ou Database. Adicione campos de texto, telefone, e-mail ou lista.
• "Muitos envios seguidos. Tente de novo em alguns minutos.": o formulário público aceita até 10 envios a cada 10 minutos da mesma conexão, para barrar robôs.
• "Formulário não encontrado ou desativado": o formulário foi desligado ou o link foi trocado por um novo.