Como criar e acompanhar tarefas

Tarefas são pendências com um responsável. Por exemplo, "Separar o pedido da cliente Ana" para alguém do estoque da Bella Moda. Em Tarefas, no menu lateral, você vê o que está com você, o que pediu para outras pessoas e o que já foi concluído.

O número ao lado de Tarefas no menu mostra quantas pendências estão com você.

As abas de Tarefas

• Minhas: tarefas pendentes em que você é o responsável, incluindo as que vieram de workflows e os cards de boards atribuídos a você.
• Solicitadas: tarefas que você criou para outras pessoas e cards que você criou em boards e que estão com outra pessoa. Mostra Responsável, Status (Pendente, Atrasada, Concluída ou Expirada) e Expira em.
• Concluídas: tudo o que você concluiu e as suas solicitações que já foram finalizadas.

Use Buscar tarefas... para procurar pelo título.

Criar uma tarefa

1. Abra Tarefas e clique no botão + (Nova tarefa).
2. Preencha o Título (até 200 caracteres), por exemplo "Ligar para a cliente sobre a troca".
3. Se quiser, escreva uma Descrição.
4. Escolha o Responsável. Já vem preenchido com você; troque para delegar a outra pessoa da equipe.
5. Se a tarefa tiver data limite, marque Definir prazo para conclusão e escolha Data ou Data e hora.
6. Se quiser um aviso, marque Definir lembrete (veja a seção abaixo).
7. Clique em Salvar.

A tarefa aparece na aba Minhas do responsável. Se você criou para outra pessoa, ela também aparece na sua aba Solicitadas.

Lembretes de tarefas

O lembrete avisa o responsável no sino do app. Ao marcar Definir lembrete, escolha em Quando avisar:

Prazo (só aparece se a tarefa tiver prazo): Na hora do prazo, 5 minutos antes, 15 minutos antes, 30 minutos antes, 1 hora antes, 2 horas antes, 12 horas antes, 1 dia antes ou 1 semana antes.

Rotina (repete, com ou sem prazo):

• Todo dia, neste horário: escolha o Horário.
• Todo dia da semana, neste horário: escolha o Dia da semana e o Horário.
• Todo dia do mês, neste horário: escolha o Dia do mês e o Horário.
• A cada hora, até concluir.
• A cada 7 dias ou A cada 30 dias.

Prazo e coluna "Expira em"

A coluna Expira em mostra Hoje, Amanhã ou a data, com a hora quando houver. Quando o prazo passa, aparece Expirada em destaque. A tarefa continua na lista até alguém concluí-la.

Concluir, reabrir e excluir

• Concluir: na aba Minhas, clique na tarefa ou em Executar. Na janela Executar tarefa, preencha o que for pedido e clique em Concluir.
• Reabrir: na aba Concluídas, clique em Reabrir para a tarefa voltar a ficar pendente.
• Excluir: use o ícone de lixeira na linha. A exclusão é permanente.

Tarefas que você solicitou para outra pessoa não têm esses botões: clique na linha para acompanhar.

Acompanhar uma tarefa solicitada

Na aba Solicitadas, clique na tarefa para ver Solicitado por, Criado em, há quanto tempo ela está em aberto (ou quanto levou para ser concluída) e as respostas do formulário, quando houver.

Tarefas que vêm de workflows

A ação Enviar uma tarefa de um workflow cria tarefas automaticamente. Na coluna Origem, elas aparecem com o nome do workflow.

• Podem pedir um formulário: os campos aparecem na janela Executar tarefa e as respostas voltam para o workflow.
• O workflow pode esperar a conclusão por um tempo limite. Se o tempo acabar, a tarefa vai para Concluídas com o resultado Expirada.
• Não podem ser excluídas nem reabertas.

Cards de boards em Tarefas

Cards de boards atribuídos a você aparecem na aba Minhas, com o nome do board na coluna Origem. Clique em Executar para abrir o card ali mesmo. Quando o card chega a uma etapa final do board, ele passa para Concluídas. Os cards só aparecem para quem tem acesso a Boards.

Quem pode usar Tarefas

Todos da equipe: Proprietários, Administradores e Agentes. Qualquer pessoa pode criar tarefas para si ou para outro membro ativo da organização.

Problemas comuns

• "Informe o título": o título é obrigatório.
• "Informe a data do prazo": você marcou Definir prazo para conclusão sem escolher a data.
• "Defina o prazo para esse lembrete": lembretes do grupo Prazo precisam de uma tarefa com prazo. Defina o prazo ou escolha uma opção de Rotina.
• "Informe o horário do lembrete": as rotinas diárias, semanais e mensais precisam de um horário.
• "Responsável inválido ou inativo": a pessoa escolhida saiu da organização ou foi desativada. Escolha outro responsável.
• "Tarefas de workflow não podem ser excluídas" ou "Tarefas de workflow não podem ser reabertas": tarefas criadas por workflow só podem ser concluídas.