Como criar formulários para os contatos
Formulários são fichas que a sua equipe preenche dentro do cadastro de um contato, como uma anamnese, um questionário ou um checklist de atendimento. Por exemplo, a Bella Moda usa um formulário "Prova de ajuste" para anotar as medidas da cliente e pedir a assinatura dela no tablet. Cada preenchimento fica guardado no histórico do contato.
Criar um formulário
- Abra Configurações › Relacionamento › Formulários.
- Clique no botão + (Novo formulário).
- Preencha o Nome (por exemplo, "Prova de ajuste") e, se quiser, a Descrição.
- Clique em Criar e editar campos.
O editor do formulário abre na aba Campos. Tudo o que você muda é salvo automaticamente, e a Prévia do formulário ao lado mostra como a equipe vai ver.
Adicionar campos
Na aba Campos, clique em Adicionar campo e escolha o tipo:
- Texto, Texto longo, E-mail, Telefone e URL.
- Número, Moeda e Data.
- Lista e Seleção única: a pessoa escolhe entre opções que você cadastra.
- Caixa de seleção: sem opções, é um Sim/Não; com opções, permite marcar várias.
Para cada campo, preencha o Rótulo (por exemplo, "Medida da cintura") e marque Campo obrigatório se ele não puder ficar em branco. Também dá para ativar Texto de ajuda, Descrição, Placeholder e Valor padrão. Clique em Adicionar para incluir o campo.
Um formulário aceita até 80 campos.
Configurações gerais do formulário
Na aba Geral do editor:
- Nome e Descrição: aparecem na prévia e na lista.
- Status: quando ativo, o formulário fica disponível nos contatos. Desligue para tirá-lo de uso sem perder os preenchimentos.
- Assinatura do cliente: ao concluir, além da data, a aidesk pede uma assinatura desenhada na tela. Útil para termos e autorizações.
Preencher um formulário em um contato
- Abra Contatos e clique no contato.
- Abra a aba Formulários.
- Clique no botão + (Novo formulário), escolha o formulário e clique em Continuar.
- Preencha os campos.
- Clique em Salvar rascunho para continuar depois, ou em Concluir para finalizar.
- Ao concluir, informe a Data e, se o formulário pedir, colha a Assinatura do cliente. Depois, clique em Confirmar conclusão.
A aba mostra cada preenchimento com o nome do formulário, o status (Rascunho ou Concluído), a data e quem preencheu.
Rascunhos e preenchimentos concluídos
- Rascunho: pode ser aberto e editado quantas vezes for preciso.
- Concluído: fica travado. Dá para visualizar, mas não editar.
Cada preenchimento guarda a versão do formulário daquele momento. Se você mudar os campos depois, os preenchimentos antigos continuam como eram.
Formulários e links públicos
Os formulários desta tela são preenchidos pela equipe, dentro do contato. Eles não têm link público.
Para receber respostas de clientes por um link, como um cadastro no site, use o formulário público de um board (veja "Como configurar campos, fases e formulário de um board").
Editar, desativar ou excluir
Na lista, a coluna Campos mostra quantos campos o formulário tem, e Preenchimentos mostra quantas vezes ele foi usado. Use Editar para mudar o formulário e Excluir para apagá-lo.
Só é possível excluir um formulário que nunca foi preenchido. Se ele já tiver preenchimentos, desligue o Status na aba Geral: ele deixa de aparecer para novos preenchimentos e o histórico continua salvo.
Quem pode fazer o quê
- Criar, editar e excluir formulários: Proprietários e Administradores com acesso às configurações.
- Preencher formulários nos contatos: qualquer pessoa da equipe com acesso a Contatos.
Problemas comuns
- "Nenhum formulário ativo. Crie em Configurações avançadas → Formulários.": não existe formulário com o status ativo. Crie um ou reative um existente.
- "Não é possível excluir: há preenchimentos vinculados. Desative o formulário.": o formulário já foi usado. Desligue o Status em vez de excluir.
- "Já existe um formulário com este nome": escolha outro nome.
- "Preencha o campo obrigatório: …": um campo obrigatório ficou em branco na hora de concluir.
- "Peça a assinatura do cliente.": o formulário exige assinatura. Peça para o cliente assinar na área indicada antes de confirmar.