Como importar contatos por planilha

Quem pode fazer: Proprietário, Administrador · Atualizado em 9 de outubro de 2026

A importação traz para a aidesk uma lista de clientes de WhatsApp que está em uma planilha CSV ou XLSX (Excel). Por exemplo, a Bella Moda pode importar as clientes cadastradas no sistema da loja para depois enviar uma campanha.

A importação vale só para contatos de WhatsApp. Contatos de Instagram, Messenger e outros canais entram na aidesk quando a pessoa escreve primeiro.

Preparar a planilha

Formato CSV ou XLSX, com até 20 MB e menos de 200.000 linhas.
A primeira linha precisa ter o nome de cada coluna.
O telefone deve ter DDI e DDD, no formato internacional: 5511987654321. Se a planilha tiver números como (11) 98765-4321, ative a formatação automática (veja abaixo).
Datas no formato AAAA-MM-DD, data e hora como AAAA-MM-DDTHH:mm:ss, e sim/não como true ou false.
Etiquetas em uma coluna, separadas por ; ou ,. Por exemplo: VIP;Atacado.

Na primeira etapa da importação, baixe o arquivo de amostra em XLSX ou CSV para ver um exemplo de cada tipo de campo.

Importar a planilha

Abra Contatos e clique em Importar. A janela Importações mostra o histórico.
Clique em Nova importação.
Arquivo: arraste a planilha ou clique para selecionar.
Escolha o Propósito da importação:
- Criar novos e atualizar existentes.
- Atualizar apenas contatos existentes: contatos novos são ignorados.
- Criar apenas novos contatos: quem já existe é ignorado.
Escolha o Identificador, que diz como a aidesk reconhece um contato que já existe: Telefone, E-mail ou ID do contato.
Se quiser, adicione etiquetas em Adicionar etiqueta (veja abaixo) e clique em Próximo.
Mapeamento: ligue cada coluna a um campo do contato (veja abaixo) e clique em Próximo.
Revisão: confira o resumo e clique em Importar.

A importação roda em segundo plano. Você pode fechar a janela e continuar usando a aidesk; quando terminar, você recebe uma notificação.

Formatar telefones automaticamente

Com o Identificador Telefone, a opção Formatar telefones automaticamente para E.164 vem marcada. Escolha o DDI padrão (por exemplo, Brasil (+55)) e a aidesk completa os números: (19) 99347-3165 vira 5519993473165. Números que já têm DDI não mudam.

Cada telefone é conferido no WhatsApp durante a importação. Números que não são de WhatsApp aparecem como erro.

Mapear as colunas

Na etapa Mapeamento, para cada coluna escolha em Mapear para o campo de contato: Nome, Telefone, E-mail, ID do contato, Etiquetas ou um dos seus campos de contato personalizados. Colunas com nomes como "nome", "telefone", "celular", "email" ou "etiquetas" já vêm ligadas.

Desmarque a caixa da linha para não importar aquela coluna.
Marque Não sobrescrever para manter o valor que o contato já tem na aidesk. A coluna só preenche campos vazios.

Toda coluna marcada precisa estar ligada a um campo.

Etiquetas da importação

Adicionar etiqueta: escolha etiquetas que já existem para marcar todos os contatos da planilha. Por exemplo, "Clientes loja física".
Adicionar imported_… para identificar cada lote importado: vem marcada e cria uma etiqueta com a data e a hora da importação, como imported_20261009_143000. Com ela você filtra exatamente quem entrou ou foi atualizado naquele lote.

O que acontece com cada contato

Para cada contato com telefone, a aidesk cria uma conversa já encerrada em todos os canais de WhatsApp ativos da organização. Ela não aparece como pendente na Inbox, mas fica pronta para receber uma campanha ou uma mensagem.

Ver o resultado da importação

Em Contatos › Importar, a lista Importações mostra Data, Linhas, Arquivo, Quem importou e Progresso. Clique em uma importação para ver linha por linha, com Resultado e Motivo. Filtre por Criados, Atualizados, Ignorados, Erros ou Pendentes.

Quem pode importar

Proprietários e Administradores. Agentes só importam se um administrador desmarcar Restringir importação de dados nas Configurações avançadas do usuário, em Configurações › Equipe › Usuários. Sem permissão, o botão Importar não aparece.

Problemas comuns

"Envie um arquivo .csv ou .xlsx.": o arquivo está em outro formato. Salve a planilha como CSV ou XLSX.
"O arquivo não pode exceder 20 MB." ou "O arquivo deve conter menos de 200.000 linhas.": divida a planilha em partes menores.
"Nenhuma coluna encontrada no arquivo.": a primeira linha está vazia. Coloque os nomes das colunas.
"Todas as colunas marcadas devem ser mapeadas.": ligue a coluna a um campo ou desmarque-a.
"Telefone inválido" ou "Número de WhatsApp inválido": confira o DDI e o DDD, ou ative a formatação automática.
"Telefone já pertence a outro contato" ou "Este e-mail já pertence a outro contato": o dado já está em outro contato da aidesk.
"Identificador vazio na linha": a linha não tem o telefone, e-mail ou ID escolhido como identificador.